Finnes det en måte å håndtere omfattende data og kompliserte manuelle rutiner på en effektiv og feilfri måte? Dette er et spørsmål ansatte på VID har stilt seg over lengre tid. Frida Heim Lødeng er prosjektleder for et helt nytt robotiseringsprosjekt ved VID.
I over ett år har Studieseksjonen ved VID ønsket å jobbe med robotiseringsprosjektet, som skal minimere tiden ansatte bruker på manuelle prosesser. Denne roboten kan utføre den samme jobben mer effektivt, feilfritt og døgnkontinuerlig. Arbeidsoppgaver som er tunge og gjentakende vil nå bli utført av en RPA, en software robot, som automatiserer prosessene.
Prosjektet er gjort i samarbeid med konsulentfirmaet Ludico. I to måneder har Lødeng og tre ansatte ved VID fått digital og fysisk opplæring med Sindre Wrangell fra Ludico, og har startet arbeidet med å lage prosessene roboten skal gjennomføre. Nå nærmer prosjektet seg slutten.
Åpner opp for andre oppgaver
– Min motivasjon for å gå inn i prosjektet begynte med at jeg satt og overførte personalopplysninger fra et papirark til Visma, og tenkte hvorfor gjør jeg det her i 2022?, forteller Lødeng.
Studieseksjonen ble engasjert av VID til å komme med forslag til prosesser som skulle automatiseres.
Målet er at roboten skal håndtere store mengder studentdata som til nå har blitt utført manuelt av ansatte ved Studieseksjonen. Dette robotiseringsprosjektet vil frigjøre tid, kvalitetssikre og effektivisere arbeidsprosessene.
– Vi vil få mer tid til å gjøre andre oppgaver som for eksempel kompliserte saksbehandlingssaker og oppgaver som krever faglig fordypning, poengterer Lødeng.
En av prosessene roboten skal utføre er å se hvilke studenter som kan forbedre en eksamen. Dette har vært tidkrevende arbeid å gjøre manuelt.
– Hverdagen vil bli mye enklere, sier Lødeng.
Nye kunnskaper
Lange prosesser kan by på flere utfordringer, og Lødeng forklarer at dette prosjektet ikke har vært noe unntak.
– Det har vært krevende å lære et helt nytt programmeringsspråk fra bunnen av, forteller hun.
Samtidig forklarer hun at det har vært mange tekniske utfordringer på veien, med ulike programvarer og lisenser.
– Det er mer vanskelig enn man skulle tro, men det er mulig å lære seg om man har litt interesse, legger Wrangell fra Ludico til.
Roboten skal nå trenes opp for å vite hvilken informasjon den skal hente ut, og hvilke knapper den skal trykke på. Den vil gjøre den samme jobben som allerede har blitt gjort manuelt, men raskere og uten menneskelige feil.
– En nøkkelfaktor for suksess er at teamet får tid og blir anerkjent for den jobben de må legger ned i dette, sier Wrangell.
Veien videre
Det er fortsatt flere prosesser som gjerne skulle vært robotisert. Basert på det de har lært igjennom dette prosjektet vil Lødeng og teamet kunne utvilke nye prosesser på egenhånd.
Noe av det som gjenstår i dette prosjektet er å gi roboten et navn.
– Vi tar imot forslag med åpne armer, ler Lødeng.
